Alle diese Informationen werden benötigt, um das sogenannte Taufbuch ordnungsgemäß führen zu können. Das Taufbuch gehört mit dem Heiratsbuch und dem Sterbebuch zu den sogenannten Kirchenbüchern. Kirchen-bücher enthalten also personenbezogene Aufzeichnungen über alle kirchlichen Amtshandlungen, in erster Linie über die Spendung von Sakramenten.
Wird die Zugehörigkeit zu einer Glaubensgemeinschaft nicht über die biologische Abstammung, wie z.B. im Judentum über die Mutter, definiert, bedarf es genauer Aufzeichnungen, um zu wissen, wer zur Gemeinde gehört und wer nicht. Noch wichtiger werden diese Daten, wenn der Empfang von Sakramenten an bestimmte Bedingungen geknüpft ist. Kirchlich getraut werden kann z.B. nur eine Person, die noch nicht kirchlich getraut worden ist, keine Weihe erhalten und keine ewige Profess in einem Orden abgelegt hat. Daher verlangt man vor einer kirchlichen Trauung von jedem Paar einen Auszug aus dem Taufregister, da dort alle empfangenen kirchlichen Amtshandlungen erfasst sind. Die Pfarrei, in der man getauft wurde, ist damit der Ort, an dem alle relevanten Daten zusammengeführt sind. Der Bischof hat übrigens die Pflicht, bei seiner Visitation die ordnungsgemäße Führung der Kirchenbücher zu prüfen.